パソコンを継続して使用している人なら、必ず何らかの"トラブル"を経験しているはずです。
パソコン自体が起動しないとか、ソフトウェアが正常に動作しないとか、誤操作でデータを削除してしまったとか、無線ＬＡＮがつながらなくなったとか、現象はそれぞれかもしれませんが、とにかく様々なトラブルに見舞われるものです。
今回の話は、そういったパソコン本体や通信が原因ではない、"もうひとつのトラブル"についてです。

最近、何件かの相談がありました。
事例１：パスワードが分からない
詳細は以下の通り。
ある企業の経理部門で使われていたパソコンがあるが、長く専任で担当していた社員が不慮の事故で亡くなってしまった。
別の社員が操作しようと試みたが、パスワードを知りうるのが亡くなったその社員だけであり、起動する事ができない状況になっている。
パスワードを調べるか、それができなければ経理のデータを取り出して他のパソコンで処理できるようにしたい。

事例２：ウェブサイトの更新について
あるＮＰＯで、その活動をウェブにて公開しているのだが、サイトの運営者が急病で入院してしまった。
パソコンの知識のある会員が他にいないため、サイトの運営を引き継ぐのが困難な状況となっている。

これらのトラブルはパソコン機器に由来するものではなく、利用する側の体制や運用方法に起因しています。
パソコンを利用するに際して重要な処理としてバックアップがあります。
データ(ファイル)はパソコン本体のハードディスクの中に磁気で記憶されています。
それは精密機器であり、半導体や小型のモーターなどの部品で構成されていて、一旦故障すると中のデータも消失してしまう事になりかねません。
それを回避するために、重要なデータファイルを別の装置にコピーして保管しておきます。
こうしておけば、よほど特殊な事情がない限り両方のデータを同時に失う事はないのである程度安心できます。
つまり、このバックアップという概念を、操作する"担当者"にも適用する事がパソコンをより安全に使う事につながります。

・企業や団体内で、経理や販売など基幹となる業務を一人で担当している。
・パソコンやルーター機器、レンタルサーバーなどの運用に必要なパスワードがその担当者しか把握していない。
こういった体制の場合、その担当者に、何か事故があった場合、その組織内でパソコンを使う事ができなくなってしまう事にもなりかねません。

人間ですからいつ何が起こるか分かりません。
必要なパスワードは記録しておき、その保管場所を複数の人間で共有するといった事が必要になるはずです。
まとめると、"データ" 及び "運用担当者"　この両方のバックアップを確保する、これが重要です。