グループウェアを活用する

グループウェアというソフトがあります。
企業や官公庁、大学など組織に属する人同士が効率よく連絡をとったり、全員を対象に連絡するなどを目的に開発されたソフトです。


一般的には以下のような機能があります。


○特定の個人への連絡(メール)
○メンバー全員への連絡(掲示板)
○会議室や共有品(車など)の予約
○個人のスケジュール管理
○旅費の請求・精算
○イベント開催など希望日の投票


ワンフロアに収まる10人未満程度の組織でしたら朝礼での連絡やホワイトボードに書いておくなどでも問題はないでしょうが、同じビルでも別々のフロアに分かれて活動するようになると、ある事項をメンバー全員に漏れなく連絡するのが難しくなってきます。

そのような問題は、こういったグループウェアを利用する事で解決します。
ＬＡＮケーブルが引いてある建物内なら接続は簡単ですし、届いたメールを自分の携帯に転送する設定にしておけばその人がつかまらないために連絡できないという事がなくなります。


自宅勤務や支店など別の場所にいる人たちなど外部のメンバーも参加する場合は、インターネットを利用したグループウェアもあります。
インターネットにさえつながれば、その組織を構成する人同士の連絡や情報の共有ができますので、相手がどこにいても連絡をとるのに困りません。


これは、職場でなくても、例えば趣味の仲間同士で連絡を取り合ったりするにも極めて便利です。


必要になる費用ですが、

ＬＡＮ内のサーバーにインストールして使用するタイプのものでは80,000円程度〜 (使用人数やオプション機能による)です。


経費を抑えたい場合は無料のソフトもあります。
"グループウェア" で検索するとヒットします。


またインターネットを利用するタイプのものですと毎月の使用料が数100円程度からあります。
お試し期間は無料としているところもありますのでまずは使ってみてから判断されてもいいかもしれません。


以上、グループウェアの紹介でした。