エクセルを使って事務作業をする際に、決まった手順を繰り返す場合があります。
先日相談を受けた事例をご紹介します。

こちらのお客様は、取引先から送られたエクセルの見積書を自社で使っている書式に変更、数値も変更した上で自社の得意先に提出するという業務を行う必要がありました。
見積書と言っても膨大な量の明細があり、印刷すると10センチ以上にも及ぶ内容です。

送られた書類は1行おきに記載されているため、自社の書式に貼りつける際、空行を削除する必要があります。
これを手作業で行うならCtrlキー+マウスのクリックで対象の行をまとめて選択→ショートカットメニューで削除という手順が必要です。
前述したように相当な量の明細があるため、この方法ではこの単純作業に数時間、場合によっては丸一日以上費やす必要があります。

こんな時、マクロ機能(VBA)を活用する事でこの作業時間を大幅に短縮する事が可能になります。
以下に考え方を示します。

空行を判断する特定の列を決めます。
仮にD列とします。
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そのシートの1行目から順番にD列が空白かどうかを判定します。
空白だった場合は行を削除します。
同一の行を再び判定し、空白でなければ行を進めます。
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これを明細が記入されている最後の行まで繰り返せば、不要な空行を削除する事ができます。

ボタンをクリックする事で上記の -- で挟まれた3行の処理を繰り返すように作成すれば、慣れた人でも手作業で数時間かかる事がわずか数秒で終了します。

その後で 範囲選択→コピー→コピー先シートの選択→貼り付けという一度の作業で自社の書式に明細をコピーします。
VBAの扱いになれている人なら10分程度で組めるマクロですが、その作業時間の短縮効果は測り知れません。
当店ではVBAを使ったマクロの作成及びVBAの講習をお受けしています。
詳しくは先頭記事の連絡先までお問合せ下さい。